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#bibtag21 – Mitschrift zu “Agilität in Bibliotheken” – Öffentliches Treffen der Community of Practice (CoP)”

Disclaimer: Dies ist eine Mitschrift. Sie ist weder vollständig noch sind die Informationen von mir zusammengestellt, sondern nur während der folgend genannten Veranstaltung von mir mitgeschrieben und zeitnah ohne Überarbeitung hier veröffentlicht worden:

Dienstag, 15. Juni, 09:00 – 11:00 Agilität in Bibliotheken” – Öffentliches Treffen der Community of Practice (CoP)
Agile Arbeitsformen stellen ein immer häufiger anzutreffendes Thema dar, bieten sie doch eine verheißungsvolle Antwort auf die Herausforderungen einer sich immer schneller verändernden Welt: Organisationen, die agil arbeiten, bleiben über einen langen Zeitraum erfolgreich, haben zufriedenere Mitarbeiter*innen, besser auf Ihre Kund*innen zugeschnittene Dienstleistungen & Produkte und können schnell und flexibel auf ständig wechselnde Herausforderungen reagieren. Was kann da also überhaupt noch schiefgehen?
So einiges, wie die Teilnehmer*innen der Community of Practice “Agilität in Bibliotheken” bestätigen können. Agile Arbeitsformen beschreiben nicht nur eine bloße Methodik der gemeinsamen Zusammenarbeit. Sie setzen ebenso sehr ganz bestimmte Werte in der täglichen Kommunikation sowie in der gesamten Organisation voraus. Folglich können sie nicht “einfach so” über Nacht eingeführt werden und führen auch nicht automatisch zum versprochenen Erfolg. Zudem ist Agilität nicht ohne Grund zunächst in der Softwareentwicklung bekannt geworden und bedarf einiger Anpassungen, um auch im Bibliothekskontext greifen zu können.
Diese und andere konkrete Umsetzungsprobleme beschäftigen seit September 2020 eine Reihe von Praktizierenden agiler Arbeitsformen aus verschiedenen Bibliotheken des deutschsprachigen Raums. 
Um einen Einblick in die Community, ihre Themen und Mitwirkungsmöglichkeiten zu geben, wird ein öffentliches Treffen der CoP zum Thema “Einführung agiler Arbeitsformen und -methoden” angeboten. Neben Inputs aus der Community besteht auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen und mit den Teilnehmer*innen der CoP über Aspekte der Agilität in Bibliotheken ins Gespräch zu kommen. Im Anschluss an die reguläre Zeit besteht Raum für weiterführende Diskussionen. 

https://dbt2021.abstractserver.com/program/#/details/sessions/14

Agilität in Bibliotheken

Padlet zur Themenfindung – https://zhbluzern.padlet.org/teamwork/igigvolnjfy2odpk

Gibt es Beispiele / Best Practices für Agilität in Bibliotheken, die nicht im IT/Software-Entwicklungsbereich stattfinden?

  • Wiederkehrende Aufgaben von Stud. Hilfskräften über Canban-Board – zum Selbstentdecken von Aufgaben und sehen, wer gerade was macht. (Physisches Board)
  • Retrospektive (strukturiertes Verfahren, um zurückzuschauen) – vielfältig einsetzbar, nicht nur Sachebene sondern auch Teamebene, bei Projekten (Halbzeit, Ende)
  • Ausbildung (Design Thinking, EduScrum, Retrospektive) – bessere Kommunikation, mehr Wertschätzung
  • Spring und Iteration
  • Changeprojekt für agiles Arbeiten – Mindset, Methoden (heimlich untergemischt) -> bei vielen kleinen Projekten wirksam

Agiles Missionieren

  • Wie kann ich andere vom agilen Arbeiten überzeugen? Wie gehe ich mit Abwehrhaltungen um? / Patricia
  • Start mit Werten und Prinzipien – aufbrechen des hierarchischen Schemas -> Gefahr der Überforderung, eigene Erfahrungen machen lassen
  • Wie kann man Zusammenarbeit verbessern (Retrospektive)
  • Angebot als Problemlöser für positive Erfahrungen, schrittweise einführen, an konkreten Problemen ausrichten
  • muss sich gut anfühlen – mehr Freiheiten und Entscheidungskompetenz <- wirkt motivierend, wenn jemand Selbstverantwortung tragen muss
  • Unzufriedenheit mit alten System kann auch zur Motiviation führen, damit zu arbeiten
  • Auf Werte schauen, statt auf die Prozesse (Mut, Respekt, Offentheit) – es entsteht eine Win-Win-Situation, weil die Freude geschürt wird
  • Anfangen, bei sich anfangen
  • Missionieren funktioniert nicht – gibt auch Rückschläge (Voldemort-Methode: nicht ansprechen, sondern einfach machen)

#agileverwaltung

  • höhere Ebenen überzeugen, schrittweise beginnen (könnte überfordern), spielerische Ansätze können zu Abwehr führen
  • Freude an der Arbeit – agiles Arbeiten muss Spaß machen bei Workshops und kleinen Projekten (Itterationen, Timeboxing) – muss nicht gelabelt werden
  • Transparenter, Openess – einzelne Dinge
  • nicht allen wird es Spaß machen, weil es mit Verantwortung zu tun hat
  • gerne auch Beobachten
  • alternative Metapher: agile Inseln schaffen, Strömungen in den Teams aufspüren und ggf. nutzen, sehen was hängen bleibt und dort weitermachen
  • bei agilen Projekten klar Methoden benennen und transparent sein, aber im Arbeitsalltag ansetzen bei den Punkten, wo schon Elemente vorhanden sind

Welche Fehler sollte man unbedingt vermeiden, wenn man das Thema Agilität als Haltung einbringen möchte? / Lucia

Was ist das Mindset, was dahinter steht
Retrospektiven abwärten, nicht ernstnehmen, verkürzen – gibt immer was zu verbessern, ggf. mal provozieren (bei uns läuft alles gut – zeigt eigentlich, dass kein Vertrauen herrscht)
Zeitfaktor – wer fest eingebunden ist, hat Probleme sich in die Methoden einzudenken
Es ist eine Lernmethode, für die es Freiräume braucht
Gefahr der Grundsatzdiskussion bei Werten und Haltung – Praxis darf nicht vergessen werden -> Werte müssen gelebt werden
SCRUM-Guide = fundamentalistische Bibel – lieber pragmatisch rangehen
Nicht Methode, nicht Tool, nicht Framework, sondern es geht um die Werte – an die muss man sich durch (Vor-)Leben herantasten
Gegenwehr muss man Ernst nehmen, aber durch Vorleben brechen, ruhig im Kleinen
Werte wichtig für gemeinsames Arbeiten, auch wenn nicht alles agil ist, alle agil arbeiten, sondern Gruppenzusammenhalt erhalten bleibt
SCRUM-Guide interpretieren (keine Bibel), eher soziales System, geschützten Rahmen schaffen
POEM – https://productownership.de/poem/

Prägendste Erfahrung

  • Was war die eine Erfahrung bei der agilen Transformation in eurer Institution, die euch am wertvollsten erschien?/Beat
  • Skepsis ist okay, vor allem wenn man nicht alle Teile sieht, aber Review kann zeigen, wie die Ergebnisse aussehen, dass man vorwärts gekommen ist -> Erleichterung, Freude, Vorfreude auf das nächste, zunehmende Motivation <- Meetings nicht Last, sondern Zwischenstopp und Motivator Projekt war heikel, viel interne Erklärung und Transparenz, alle mit einbezogen <- macht klar, dazuzulernen -> Transparenz hilft
  • Team prägt die Erfahrung, Gemeinschaft wird gestärkt
  • Agiles Arbeiten geht nicht in Verwaltung – Ball-point-Game – Spaß erleben -> kann überzeugen (https://www.projektmagazin.de/artikel/mit-dem-ball-point-game-die-agilen-prinzipien-greifbar-machen_1133206)
  • Zusammenarbeit – sich mehr Leute beteiligen, die sich einbringen – plötzlich klappt mehr
  • Erste Retro – Feedback ist wertvoll und hilft bei der Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Jeder trägt die Verantwortung, Kommunikation (klares kommunizieren) ist ein wichtiger Schlüssel – jeder muss es verstehen <- Reviews dafür wichtig -> Lernprozess
  • Auch die Führungsposition ändert sich (gemeinsam, moderierend)

Community / Infos

Slack Community https://cop-agile-bibliothek.slack.com/ // Twitter: @agilekultur
DACH-Bibliothekswesen-Discord-Server mit Kanal für Agiles Arbeiten https://twitter.com/bibDACH
Retromat https://retromat.org/de/?id=1-116-26-88-17
Scruml.io https://scrumlr.io/

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